Společnost ASW - CZ, s.r.o. podniká v oblasti projektování, programování a realizace řídících integrovaných informačních systémů výrobních podniků. V této oblasti můžeme nabídnout ekonomický integrovaný informační systém ERIIS, který je určen pro výrobní podniky střední velikosti na lokální počítačové síti PC.

Funkce Organizace podniku umožní zadat základní údaje podniku, definovat organizační strukturu, definovat uživatele systému a jejich přístup kfunkcím a datům určité organizační úrovně.

R1 Definice organizace

Funkce umožňuje základní popis organizace, tj. její IČO, DIČ, adresu

R2 Definice organizační struktury

Funkce umožňuje hierarchické rozčlenění organizace do zvolených organizačních jednotek. Nejnižší jednotky tvoří nákladové jednotky, nadřazené organizační jednotky jsou agregací nákladových.

R3 Definice organizačních úrovní

Funkce definuje úrovně řízení podniku formou výčtu možných činností pro danou úroveň.

R4 Navedení uživatelů

Aktualizace uživatelů, login, jméno, příjmení, telefon, os. číslo.

R5 Přiřazení přístupových práv

Funkce přiřadí každému uživateli přístup k datům organizační jednotky a činnostem organizační úrovně.

Definice účetnictví je množinou podpůrných funkcí, které tvoří základní prvky účetnictví: Účtový rozvrh, účetní doklady, definice předkontací, instalace účetnictví, definice účetních výkazů.

U1.1 Definice účtové osnovy

Funkce umožní definovat syntetické, souhrnné a analytické účty. Podkladem je standardní účtová osnova. Každý syntetický účet je opatřen sadou příznaků, které určují jeho povahu. Souhrnně účty slouží pro skupinování předem určených účtů. Na tyto účty nelze účtovat, figurují jen ve výstupních sestavách. Souhrnné účty mají podobu číselné masky, jejíž délka určuje úroveň agregace účtů.

U1.1.1 Syntetické a souhrnné účty

Funkce realizuje přehled, aktualizaci, přidávání, rušení a tisk syntetických a souhrnných účtů. Je možné rušit jen souhrnné účty, rušit syntetický účet je možné jen za předpokladu že na něm nebyl během účetního roku pohyb.

U1.1.2 Analytické účty

Funkce umožňuje pro každý syntetický účet aktualizovat, přidávat, rušit, a tisknout analytické účty. Teprve nadefinováním analytických účtů vzniká účtová osnova, na kterou lze účtovat. Pro rušení a aktualizaci analytických účtů platí stejná pravidla jako pro účty syntetické.

U1.2 Definice analytických rozborů a výkazů

Funkce umožňuje přidávat, aktualizovat a rušit definice analytických rozborů a účetních výkazů. (Výkaz zisků a ztrát, Rozvahu, Cash flow, atd. ) Analytický rozbor vznikne sestavením účtů do skupin. Výsledkem je součtování zůstatků definovaných účtů ve skupinách za zvolené období na vybrané organizační úrovni. Definice rozborů a výkazů jsou vázány na množinu analytických účtů.

U1.3.1 Definice kódů dokladů

Funkce umožňuje přiřazení kódu dokladu k činnostem, které pracují s doklady. Kód dokladu představuje první dvě cifry čísla dokladu

U1.3.2 Definice druhů dokladů

Funkce umožňuje definici druhů dokladů výběrem z platných kódů dokladů. Definované druhy dokladů s přiřazením intervalu čísel dokladů jsou základem identifikace dokladů. Pokladní a bankovní druhy dokladů musí být přiřazeny pokladně resp. bankovnímu účtu. Ostatní druhy dokladu mohou být zařazeny do některé účetní skupiny.

U1.3.3 Předkontace

Definice předkontací umožní konkrétnímu druhu dokladu přiřadit souvztažné účty a úrovně organizační struktury, na které se bude účtovat. Každá předkontace obsahuje:

• Číslo předkontace v rámci druhu dokladu,
• souvztažné účty, na které bude účtováno,
• organizační jednotky na které bude účtováno.

Předkontace může mít místo čísel účtu uvedeny parametry, např. kód měny, číslo skladu, ze kterých se účet odvozuje.

U1.3.4 Parametry dokladů

Funkce umožňuje navést ke každému druhu dokladu sadu parametrů a předdefinovaných hodnot, např. příslušnost pokladního dokladu k pokladně, příslušnost bankovního dokladu k bankovnímu účtu, druhy daně, druhy faktur, používaná měna, platební údaje atd. Význam a počet parametrů se liší pro každý kód dokladu, každá sada parametrů je přiřazena právě jednomu druhu dokladu.

U1.3.5 Účetní skupiny

Každému druhu dokladu může být přiřazena účetní skupina. Všechny druhy dokladu v rámci jedné účetní skupiny jsou číslovány společnou číselnou řadou. Implicitně je druhu dokladu přiřazena účetní skupina s číslem druhu dokladu (druh dokladu tvoří samostatnou účetní skupinu) Není-li druhu dokladu přiřazena účetní skupina, není systémem číslován. Tento stav je povolen pro doklady z externích modulů, které číslování vzestupnou řadou zajišťují samostatně.

Pokladny

Číselník obsahuje údaje o jednotlivých pokladnách se kterými systém pracuje. Součástí definice je identifikace a název pokladny, její okamžitý stav a konkrétní druhy pokladních dokladů, které se k dané pokladně vztahují.

Bankovní účty

Číselník obsahuje jednotlivé bankovní účty se kterými systém pracuje. Součástí definice je název bankovního účtu, jeho okamžitý stav, konkrétní druhy bankovních dokladů, které se k bankovnímu účtu vztahují.

Kódy měn

Typy faktury

Typy daně

Formy úhrady

Funkce zpřístupňuje zvláštní funkce pro neúčetní nastavení počátečních stavů účtů a umožňuje předdefinování účetní osnovy, druhů dokladů a dalších údajů pro příští (roční) účetní období. Tyto údaje začnou automaticky platit až po převedení účetnictví do následujícího roku.

Pokladna řeší evidenci příjmů a výdejů peněz v hotovosti. V systému lze nadefinovat více pokladen a k nim přiřadit stejné nebo různé účetní doklady. Vzniká tím systém, kde je možné mít několik shodných pokladen nebo např. jednu pokladnu zároveň korunovou a zároveň valutovou.

U2.1 Výběr pokladního dokladu

Je-li v systému definováno více pokladen, nebo je-li pro pokladnu definováno více druhů dokladů, funkce umožní zvolit, se kterým druhem dokladu (a tedy se kterou pokladnou) bude uživatel pracovat.

U2.2 Stav pokladny

Ihned při aktualizaci pokladních dokladů je aktualizován také okamžitý stav pokladny. Tento údaj je informativní a nemá vazbu na účtování pokladních dokladů.

U2.3 Aktualizace pokladních dokladů

Funkce umožňuje navést nový pokladní doklad, opravit a rušit nezaúčtovaný doklad. Dále umožňuje navést řádky daně, přiřadit souvztažné účty a organizační strukturu na kterou se bude účtovat. Pro usnadnění jsou také během aktualizace dokladu dostupné údaje z evidence pracovníků. V případě fakturovaných plateb jsou k dispozici funkce párování platby a fakturu.

U2.4 Tisk pokladního dokladu

Funkce vytiskne vybraný pokladní doklad představující zároveň daňový doklad.

U2.5 Pokladní deník

Funkce zobrazí případně vytiskne záznamy o pokladních dokladech za zvolené období.

U2.6 Účtování pokladních dokladů

Funkce umožní zaúčtovat doklad nebo jej označit pro zaúčtování.

Funkce řeší zpracování bankovních výpisů, párování plateb s fakturami, kontování jednotlivých účetních případů. Každý bankovní účet organizace má přidělené své druhy dokladu a číselnou řadu. Navedení bankovních výpisů je řešeno přes modul ABO, který zprostředkovává komunikaci s bankovním ústavem přes modem nebo přes magnetické médium. V nouzovém případě je možné provést ruční navedení tištěných bankovních výpisů přímo v aktualizaci knihy bankovních výpisů.

U3.1 Výběr pokladního dokladu

Je-li v systému definováno více bankovních účtů nebo jednomu účtu je přiřazeno více druhů dokladu, funkce umožní zvolit, se kterým dokladem (a tedy účtem) bude uživatel pracovat.

U3.2 Stav bankovního účtu

Ihned při aktualizaci bankovních dokladů je aktualizován také okamžitý stav bankovního účtu. Tento údaj je informativní a nemá vazbu na zaúčtování bankovních dokladů.

U3.3 Párování a předkontace

Funkce zabezpečuje možnost dohledání faktury k platbě a jejich spárování.

U3.4 Aktualizace bankovních dokladů

Funkce umožňuje ručně navést nový bankovní doklad, opravit a rušit nezaúčtované doklady. Dokladem je každý řádek bankovního výpisu.

U3.5 Předkontace bankovního výpisu

Funkce umožní každému řádku bankovního výpisu přiřadit souvztažné účty a střediska na které se bude účtovat. Každý řádek bankovního výpisu je účetním případem.

U3.6 Účtování bankovních dokladů

Funkce umožní zaúčtovat bankovní doklad nebo jej označit pro zaúčtování.

U3.7 Aktualizace kurzovního lístku

Funkce umožňuje prohlížení a ruční aktualizaci kurzovního lístku.

Interní doklady umožňují zadat účetní pohyby, které neřeší jiné funkce v rámci účetnictví, změnové doklady, opravy minulých období atd. Do knihy interních dokladů jsou také automaticky zaznamenávány účetní doklady, vznikající v externích modulech (s výjimkou faktur).

U4.1 Výběr interního dokladu

Je-li v systému definováno více druhů interních dokladů, funkce umožní zvolit, se kterým dokladem bude uživatel pracovat.

U4.2 Aktualizace interních dokladů

Funkce umožňuje ručně navést nový interní doklad, řádky daně, opravit a rušit nezaúčtované doklady.

U4.3 Předkontace interního dokladu

Funkce umožní internímu dokladu přiřadit souvztažné účty, střediska a zakázku na kterou se bude účtovat.

U4.4 Párování a předkontace

Funkce zabezpečuje možnost dohledání faktury k internímu dokladu a jejich spárování.

U4.5 Tisk interního dokladu

Funkce umožňuje vytisknou vybraný interní doklad.

U4.6 Účtování interního dokladu

Funkce umožní zaúčtovat bankovní doklad nebo jej označit pro zaúčtování.

Funkce zprostředkovává vzájemnou výměnu dat mezi účetním systém a bankovními ústavy. Alternativně lze využít přenos dat přes modem, předávání dat na disketě nebo předávání papírových dokladů. Vstupem modulu ze strany účetnictví je Kniha příkazů k úhradě. Tato kniha je koncipována tak, že každý její řádek obsahuje úplné informace o přikázané platbě a informace o stavu předání příkazu do banky.

U5.1 Soubory pro banku

Funkce provádí převod platebních příkazů na soubor, který pro automatizované zpracování banka předepisuje. Tato funkce je závislá na tom, jaký systém ABO banka provozuje, a ve většině případů se bude pro různé banky lišit.

U5.2 Komunikace a kódování

Tato funkce je většinou realizována programem, který poskytuje banka v rámci smlouvy o předávání dat v systému ABO. Funkce zajišťuje RSA kódování / dekódování předávaných dat a komunikaci přes modem.

U5.3 Záznam na disketu

Funkce umožňuje alternativní podobu komunikace v systému ABO pro případ např. selhání modemového spojení. Data se zaznamenají na disketu a předají ke zpracování do banky.

U5.4 Tisk

Funkce umožňuje tisk hromadných příkazů k úhradě pro banky, které v systému ABO nepracují.

U5.5 Načtení dat z diskety

Funkce umožňuje alternativní podobu komunikace v systému ABO pro případ např. selhání modemového spojení. Data z banky se načtou z diskety a dále se zpracovávají standardním způsobem.

U5.6 Přenos do knihy výpisů

Funkce provádí automatické vygenerování bankovních účetních dokladů ze souboru bankovních výpisů přijatých v rámci systému ABO. Další zpracování bankovních dokladů (párování a předkontace) se provádí v modulu Bankovní výpisy.

U5.7 Přenos do kurzovního lístku

Funkce převede přijatou informaci o denních kursech měny do databáze kurzovních lístků.

U5.8 Aktualizace řídících údajů

Funkce umožňuje aktualizovat řídící údaje pro komunikaci s ABO systémem banky a parametry pro převod dat mezi komunikačními soubory a doklady účetnictví.

Funkce umožní porovnání částek součtovaných skupin analytických účtů s předem zadanými hodnotami na konkrétní organizační úrovni. Každý definovaný rozpočet je vázán k analytickému rozboru. Nejprve je tedy nutno nadefinovat analytický rozbor pro výpočet rozpočtovaných údajů, pak doplnit ke každému údaji hodnotu rozpočtu. Hodnoty rozpočtu lze definovat jako měsíční, čtvrtletní nebo roční.

U6.1 Aktualizace rozborů

Funkce umožňuje aktualizovat, rušit a vytvářet nové analytické rozbory, které tvoří definici jednotlivých položek rozpočtu.

U6.2 Aktualizace rozpočtů

Funkce umožňuje navádět a aktualizovat hodnoty rozpočtu ke jednotlivým řádkům rozboru.

U6.3 Vyhodnocení rozpočtu

Funkce provede výpočet analytického rozboru rozpočtu a provede jeho výstup s přiřazením hodnot rozpočtu jednotlivým položkám rozboru.

Funkce umožňuje provedení měsíční uzávěrky během roku, částečné roční uzávěrky během uzavření 12. měsíce a úplnou roční uzávěrku během následujícího roku. Měsíční uzávěrka je prováděna neúčetně, pouze převedením stavů účtů a saldokonta do dalšího měsíce a aktualizací účetního období. Měsíční závěrka 12 měsíce (částečná roční závěrka) převede konečné zůstatky účtů a saldokonta do nového roku neúčetně. Po provedení částečné roční závěrky lze účtovat do nového roku a interními doklady také do 12 měsíce starého roku. Částečnou roční závěrku lze libovolně opakovat až do provedení úplné roční závěrky. Úplná roční závěrka pak účetně provede uzavření a otevření účetních knih podle předpisů ministerstva financí. Daňová uzávěrka umožní uzavření daňového období a otevření nového. Daňovým obdobím je měsíc nebo čtvrt roku.

U7.1 Měsíční závěrka

Funkce umožňuje uzavření aktuálního a přechod do dalšího účetního období. Funkce může být provedena kdykoliv po zaúčtování všech dokladů uzavíraného období. Systém předpokládá provedení 12 měsíčních uzávěrek do roka. Provádí se neúčetní převedení stavů účtů a saldokonta do dalšího měsíce a aktualizace účetního období.

U7.2 Měsíční závěrka 12 měsíce (částečná roční uzávěrka)

Funkce provádí neúčetní uzavření 12 měsíce aktualizací konečných stavů účtů, aktualizaci účetního roku a neúčetní převod do počátečních stavů účtů a saldokonta v novém roce. Po převedení účetnictví do nového roku zůstává 12 měsíc minulého účetního roku přístupný pro účtování interních dokladů. Měsíční závěrku 12 měsíce lze opakovat, výsledkem je aktualizace počátečních stavů dalšího účetního roku.

U7.3 Úplná roční závěrka

Funkce provede uzavření účetního roku aktualizací konečného stavu účtů a saldokonta, účetními zápisy k uzavření a otevření účetních knih a konečnou aktualizací počátečních stavů účtů a saldokonta následujícího účetního roku.

7.3.1 Konečné zůstatky účtů

Funkce provede naplnění tabulky obratů roční závěrky. Nejprve je vystaven doklad pro provedení roční závěrky. Pak se naplní obraty pro přeúčtování nákladů a výnosů na účet zisků a ztrát. Dále je vyhotoven obrat pro přeúčtování zisku nebo ztráty na konečný účet rozvažný. Zůstatky aktivních a pasivních rozvahových účtů jsou přeúčtovány na konečný účet rozvažný. Doklad je zařazen do knihy interních dokladů.

7.3.2 Uzavření účetních knih

Funkce provede uzavření účetních knih zaúčtováním dokladu vytvořeného funkcí Konečné zůstatky účtů.

7.3.3 Počáteční zůstatky účtů

Funkce provede sestavení obratů pro otevření účetních knih. Nejprve vystaví účetní doklad pro otevření účetních knih. Pak sestaví obraty pro přeúčtování obratů z konečného účtu rozvažného na počáteční účet rozvažný. Pak jsou sestaveny obraty pro přeúčtování aktiv a pasiv na příslušné účty, obrat zisku nebo ztráty na hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení. Doklad je zařazen do knihy interních dokladů.

7.3.4 Otevření účetních knih

Funkce provede otevření účetních knih zaúčtováním dokladu vytvořeného funkcí Počáteční zůstatky účtů.

U7.4 Daňová závěrka

Daňová závěrka umožní provedení uzavření měsíčního nebo čtvrtletního daňového období a otevření období nového.

U7.5 Aktualizace interních dokladů

Tato funkce je přístupná po převedení účetnictví do nového roku (uzávěrkou 12 měsíce) a před provedením úplné roční uzávěrky. Funkce umožňuje účtování interních dokladů do 12 měsíce minulého účetního roku. Takto lze provádět dodatečné opravy a doúčtování dokladů do minulého účetního roku. Před dokončením úplné roční uzávěrky lze také přes tuto funkci kontrolovat, tisknout, případně korigovat automaticky generované doklady uzavírání a otevírání účetních knih.

Funkce systému zajišťuje veškeré výstupy a pohledy do účetnictví. Využívá k tomu přímý přístup k účetním knihám nebo analytické rozbory a výkazy předdefinované v definici účetnictví.

U8.1 Hlavní kniha

Hlavní kniha je základním pohledem do účetnictví a lze ji zobrazit nebo tisknout za jeden nebo více měsíců. Hlavní kniha obsahuje údaje o:

• počátečních zůstatcích syntetických a souhrnných účtů na začátku roku,
• obratech na účtech za zvolený počet měsíců,
• konečných zůstatcích na syntetických a souhrnných účtech na konci zvoleného období.

U8.2 Kniha analytické evidence

Funkce je obdobná funkci Hlavní kniha s tím rozdílem, že poskytuje pohled na analytické účty. Kniha analytické evidence obsahuje údaje o:

• počátečních zůstatcích analytických a souhrnných účtů na začátku roku,
• obratech na analytických účtech za zvolený počet měsíců,
• konečných zůstatcích na analytických a souhrnných účtech na konci zvoleného období.

U8.3 Účetní deník

Funkce umožňuje přehled o zaúčtování účetních dokladů v souvislé řadě účetních případů a o zaúčtování jednotlivých obratů účetního dokladu.

U8.4 Obraty na účtech

Funkce poskytuje přehled o účetních obratech na jednotlivých analytických účtech. U obratů je odkaz na zaúčtovaný doklad a pořadové číslo účetního deníku.

U8.5 Stavy účtů

Funkce umožňuje rychlý přístup ke konečným stavům účtů po jednotlivých měsících.

U8.6 Analytické rozbory a výkazy

Funkce umožňuje provedení analytických rozborů a výkazů předdefinovaných ve funkci Definice účetnictví. Součástí předdefinované množiny jsou kromě uživatelských rozborů povinné výkazy – rozvaha, výsledovka a přehled o peněžních tocích. Provedené analytické výkazy lze zaarchivovat.

U8.7 Uživatelské sestavy

Funkce zpřístupňuje speciální sestavy naprogramované podle přání uživatele.

U8.8 Kniha DPH

Funkce zpřístupňuje knihu daní z přidané hodnoty. Kniha je aktualizována účtováním dokladů z fakturace, pokladny nebo interních dokladů. Přes tuto funkci je také umožněno provádět a evidovat řádné a dodatečné přiznání DPH.

Funkce provádí zaúčtování dokladů navedených nebo vzniklých v systému, které mají příznak povolení zaúčtovat. Funkce provede přidělení pořadového čísla účetního případu (číslo účetního deníku) účetnímu dokladu a záznam do příslušných knih.

U9.1 Zaúčtování dokladu

Funkce provede přidělení pořadového čísla účetního případu a zaúčtování dokladu.

U9.2 Zápis do knihy daní

Funkce zapíše řádky daně účetního případu (pokud existují) do knihy daní.

U9.3 Aktualizace stavu účtů

Funkce zaktualizuje stavy analytických účtů souvisejících s účetními obraty dokladu.

U9.4 Zápis do účetního deníku

Funkce provede zápis jakéhokoliv zaúčtovávaného dokladu do knihy pod pořadovým číslem účetního případu. V knize se eviduje:

• pořadové číslo účetního případu
• druh a číslo dokladu
• datum a čas zaúčtování
• částka dokladu

U9.5 Zápis do knihy obratů

Funkce provádí záznam účetních obratů dokladu do knihy. Zaznamenává se číslo účetního případu, účty, střediska a částky.

U9.6 Aktualizace saldokonta

Funkce provádí pro doklady které vstupují do saldokonta aktualizaci příslušných údajů v knize saldokonta.

Evidence organizací je centrální evidencí údajů o dodavatelských a odběratelských organizacích. Funkce se kompletně odkazuje na datové struktury výrobního software RIIS+ a umožňuje navádět a aktualizovat veškeré její údaje.

Skupina funkcí Vydaná fakturace slouží k vystavení a zpracování odběratelských (vydaných) faktur. V tomto modulu lze navést fakturu v obecném tvaru bez vazeb na výrobu. Odběratelské faktury s vazbou na výrobu a odbyt řeší výrobní RIIS+, odtud se do knihy vydaných faktur přenáší. Se záznamem faktury do knihy vydaných faktur se provádí záznam do knihy pohledávek.

F2.1 Aktualizace vydaných faktur

Funkce umožňuje navedení a aktualizaci nových odběratelských faktur. Každá faktura je definována svým druhem dokladu. V systému jsou předdefinovány tyto druhy: Faktura, dobropis, vrubopis, smluvní penalizační faktura, nesmluvní penalizační faktura, zálohová faktura, přičemž v definici účetnictví je předdefinováno že smluvní penalizační faktura a zálohová faktura nejsou účetními doklady (zůstávají jen v operativní evidenci). V aktualizaci lze každé faktuře přiřadit záhlaví a obsah faktury.

F2.2 Předkontace faktury

Funkce zajišťuje prohlížení a aktualizaci účetního předpisu faktury, pokud je účetním dokladem.

F2.3 Tisk faktury

Funkce umožňuje tisk faktury. Při tisku je faktuře přiděleno číslo dokladu a je zaznamenána do knihy pohledávek.

F2.4 Účtování faktury

Funkce umožňuje fakturu zaúčtovat nebo jí přidělit příznak povolení zaúčtovat.

F2.5 Kniha pohledávek

Tato funkce slouží ke sledování stavu a úhrad odběratelských faktur. Sleduje se zde, jaká část faktury již byla uhrazena, případně byla předmětem zápočtu. Z knihy pohledávek je možné provádět penalizaci neuhrazených faktur.

Skupina funkcí Dodavatelská fakturace slouží ke zpracování došlých faktur a jejich likvidaci s možností párování faktur s příjemkami vznikajícími v modulech výrobního RIIS+.

F3.1 Navádění a aktualizace došlých faktur

Funkce umožňuje navedení a aktualizaci došlých dodavatelských faktur. Každá faktura je definována svým druhem dokladu. V systému jsou předdefinovány tyto druhy došlých faktur: Faktura, dobropis, vrubopis, smluvní penalizační faktura, nesmluvní penalizační faktura, zálohová faktura, JCD, přičemž v definici účetnictví je předdefinováno že smluvní penalizační faktura a zálohová faktura nejsou účetními doklady (zůstávají jen v operativní evidenci). V aktualizaci lze každé faktuře přiřadit údaje záhlaví a obsahu faktury.

F3.2 Likvidace faktury

Funkce umožňuje rozdělit celkovou částku faktury na dílčí částky a pro ty pak předepisovat dílčí účetní zápisy. U faktur vystavených ve výrobním RIIS+ se k jednotlivým likvidačním zápisům dají navést čísla příjemek skladové evidence. Faktura je úplně zlikvidována až jsou provedeny předkontace, případně dohledány příjemky na celou částku faktury.

F3.3 Předkontace faktury

Funkce umožňuje navést kód předkontace resp. účetní předpis každému likvidačnímu řádku faktury.

F3.4 Účtování faktury

Funkce umožňuje provést zaúčtování resp. nastavit příznak povolení zaúčtovat pro zlikvidované faktury.

F3.5 Kniha závazků

Záznamem došlé faktury do knihy faktur se závazek spojený s úhradou faktury promítá do knihy závazků. Kniha závazků umožňuje sledování stavu faktur a plateb které byly provedeny, které jsou přikázány nebo které jsou předmětem zápočtu.

Funkce zabezpečuje jednak globální informace zúčtovacích vztahů podniku s odběratelskými a dodavatelskými organizacemi, jednak detailní informace o stavu hrazení faktur. Výstupní funkce jsou určeny pro analytické činnosti Ekonomického úseku.

F4.1 Účetní saldokonto

Funkce provádí analýzu zúčtovacích vztahů s odběrateli a dodavateli ze zaúčtovaných dokladů. Funkce zpřístupňuje následující analýzy: - celkové pohledávky a závazky v účetním období (celkový objem zakázek a objednávek ve vztahu k dané odběratelské / dodavatelské organizaci )

• realizované platby pohledávek a závazků v účetním období
• nerealizované platby pohledávek a závazků

Dále funkce umožňuje detailní sledování zúčtování po organizacích a fakturách.

F4.2 Saldokonto pohledávek a závazků

Funkce je doplňkem účetního saldokonta a poskytuje operativní přehled o stavu zúčtování faktur přímo z knih pohledávek a závazků. V tomto saldokontu figurují i položky o kterých dosud nebylo účtováno. Postupným zpracováváním a úćtováním o pohledávkách a závazcích se údaje přesouvají do účetního saldokonta.

Skupina funkcí Zápočty umožňuje navrhovat a realizovat vzájemné zápočty pohledávek a závazků organizace vůči jednomu nebo více odběratelům resp. dodavatelům.

F5.1 Návrh zápočtu

Funkce umožňuje vytvoření, aktualizaci, zrušení a tisk návrhu na zápočet Do zápočtu lze zahrnout existující pohledávky a závazky včetně pohledávek a závazků typu nedoplatků a přeplatků faktur. V rámci jednoho zápočtu může být řešen vztah k více organizacím.

F5.2 Realizace zápočtu

Realizace zápočtu provede promítnutí navrženého zápočtu do knih pohledávek a závazků, vygenerování účetního dokladu a převede návrh zápočtu na realizovaný zápočet.

F5.3 Zaúčtování zápočtu

Funkce umožňuje zaúčtování účetního dokladu vzniklého při realizaci zápočtu nebo jeho označení pro zaúčtování.

Skupina funkcí slouží k navedení a evidenci příkazů k úhradě a jejich správnému přiřazení k účetnímu dokladu. Platební příkazy tvoří Knihu platebních příkazů, která je dále zpracovávána modulem ABO. V Knize platebních příkazů je každému příkazu přidělena jednoznačná identifikace a jsou evidovány údaje o tom, kdo a kdy příkaz navedl, vazba na účetní doklad, údaje o měně, bankovních účtech a symbolech platby.

F6.1 Navádění a aktualizace platebních příkazů

Funkce umožňuje navádět, případně aktualizovat již existující neodeslané příkazy k úhradě ke zvolenému datu splatnosti ze zvoleného bankovního účtu. Příkazy lze buď navádět ručním zadáním hodnot bez vazby na fakturu nebo je generovat z jednotlivých položek knihy závazků. Generování příkazů je možné řídit s ohledem na datum splatnosti jednotlivých závazků, maximální celkovou přikázanou částku a další kritéria.

F6.2 Navádění a aktualizace stálých plateb

Pro podporu rozhodování o přikázání plateb lze definovat stálé platby a to evidenčně nebo jako podklad pro automatické generování příkazů. Systém tak umožňuje prognózovat stav účtu a možnost budoucích plateb.

Funkce realizuje evidenci a údržbu údajů o nehmotném a drobném nehmotném investičním majetku, zajišťuje promítnutí účetních změn na majetku a odpisů do účetnictví.

I1.1 Neúčetní změny nehmotného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět vyhledávání, prohlížení, tisk a aktualizaci těch položek karty NIM, které nemají vazbu na účetnictví, tj. zejména identifikační a popisné údaje.

I1.2 Účetní změny nehmotného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět účetní změny v knize NIM. Jedná se zejména o zařazení a vyřazení z evidence NIM, změny pořizovací hodnoty, zvýšení vstupní ceny. Na základě provedené změny je v účetnictví automaticky vygenerován interní účetní doklad

I1.3 Neúčetní změny drobného nehmotného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět vyhledávání, prohlížení, tisk a aktualizaci těch položek karty DNIM, které nemají vazbu na účetnictví, tj. zejména identifikační a popisné údaje.

I1.4 Účetní změny drobného nehmotného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět účetní změny v knize drobného NIM. Jedná se zejména o zařazení a vyřazení z evidence. Na základě provedené změny je v účetnictví automaticky vygenerován interní účetní doklad

I1.5 Odpisy IM

Funkce provede výpočet měsíčních nebo ročních odpisů odpisovaného investičního majetku, jejich poznačení do karet IM a vygenerování souhrnných interních účetních dokladů. Funkce je společná pro hmotný i nehmotný odepisovaný majetek.

Funkce realizuje evidenci a údržbu údajů o hmotném a drobném hmotném investičním majetku, zajišťuje promítnutí účetních změn na majetku a odpisů do účetnictví.

I2.1 Neúčetní změny hmotného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět vyhledávání, prohlížení, tisk a aktualizaci těch položek karty HIM, které nemají vazbu na účetnictví, tj. zejména identifikační a popisné údaje.

I2.2 Účetní změny hmotného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět účetní změny v knize HIM. Jedná se zejména o zařazení a vyřazení z evidence HIM, změny pořizovací hodnoty, zvýšení vstupní ceny. Na základě provedené změny je v účetnictví automaticky vygenerován interní účetní doklad

I2.3 Neúčetní změny drobného hmotného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět vyhledávání, prohlížení, tisk a aktualizaci těch položek karty DHIM, které nemají vazbu na účetnictví, tj. zejména identifikační a popisné údaje.

I2.4 Účetní změny drobného hmotného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět účetní změny v knize drobného HIM. Jedná se zejména o zařazení a vyřazení z evidence. Na základě provedené změny je v účetnictví automaticky vygenerován interní účetní doklad

Funkce realizuje evidenci a údržbu údajů o pozemcích a dalších druzích neodpisovaného hmotného investičního majetku (NHIM), případně o finančním investičním majetku (FIM).

I3.1 Neúčetní změny neodpisovaného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět vyhledávání, prohlížení, tisk a aktualizaci těch položek karty neodepisovaného IM, které nemají vazbu na účetnictví, tj. zejména identifikační a popisné údaje.

I3.2 Účetní změny neodpisovaného investičního majetku

Funkce umožňuje provádět účetní změny v knize neodpisovaného IM. Jedná se zejména o zařazení a vyřazení z evidence neodpisovaného IM a změny pořizovací hodnoty. Na základě provedené změny je v účetnictví automaticky vygenerován interní účetní doklad

Funkce realizuje operativní evidenci a údržbu údajů o hmotném a nehmotném investičním majetku. Údaje o majetku jsou zde pouze evidovány.

I4.1 Přehled a aktualizace IM v operativní evidenci

Funkce umožňuje provádět vyhledávání, prohlížení, tisk a aktualizaci položek karty IM v operativní evidenci.

Definice mezd je množina funkcí umožňující definovat základní parametry pro zpracování mezd, kterými jsou: Legislativní konstanty, definice příjmových a srážkových složek mzdy, kalendáře pracovní doby, mzdové tarify, parametry pro styk s externími organizacemi , adresáti srážek ze mzdy a ostatní číselníky.

M1.1 Legislativní konstanty

Funkce umožňuje aktualizovat hodnoty zákonných konstant ovlivňujících výpočet mezd (hranice minimální mzdy, sazby sociálního a zdravotního pojištění, sazby daní, nezdanitelné částky ze základu daně, hranice a odpočty pro exekuce, atd.)

M1.2 Definice příjmů a srážek

Funkce je tvořena dvěma podfunkcemi, které umožňují definovat způsob výpočtu příjmových, resp. srážkových složek mzdy. Kromě standardních mzdových složek, které nelze ze systému odstranit (např. sociální pojištění, zdravotní pojištění, atd.) lze množinu příjmů a srážek libovolně rozšiřovat a zužovat.

M1.2.1 Definice příjmů

Funkce umožňuje pro jednotlivé příjmové složky mzdy nastavit sazby, způsob danění příjmů, započitatelnost do základů pro provedení stálých srážek. Každá příjmová složka mzdy může mít pro různé hodnoty analytického údaje přiřazeny různé předkontace pro generování účetních dokladů. Analytický údaj je příznak uvedený v mzdových údajích každého zaměstnance, prostřednictvím něhož lze členit vyhodnocování mzdových nákladů dle skupin (např. výrobní zam., režijní zam., údržba, apod.).

M1.2.2 Definice srážek

Funkce umožňuje pro jednotlivé srážkové složky mzdy nastavit sazby, adresáta srážky, předpis pro generování platebního příkazu a předkontace pro generování účetního dokladu

M1.3 Definice kalendářů

Funkce umožňuje definovat všechny typy pracovní doby uplatňované v organizaci. Pro každý typ pracovní doby lze specifikovat délku směny, týdenní úvazek plný a zkrácený, počet směn v měsíci, hodinový fond pracovní doby, počet kalendářních dnů a počet svátků. Ke každému zaměstnanci lze přiřadit jeden typ pracovní doby, na základě kterého lze před zpracováním mezd pro daného zaměstnance vygenerovat plnou (neupravenou o přesčasy a absence) docházku.

M1.4 Definice mzdových tarifů

Funkce umožňuje definovat jak hodinové tak měsíční tarifní stupně uplatňované v organizaci. Na základě mzdového tarifu specifikovaného v mzdových údajích zaměstnance a docházky zaměstnance v aktuálním období zpracování se při výpočtu hrubé mzdy automaticky generuje odpovídající příjmová mzdová složka s odpovídající částkou.

M1.5 Definice parametrů externích organizací

Funkce umožňuje definovat parametry pro styk s externími organizacemi. V současné době lze zadat parametry pro tyto organizace:

• Pošta
  Umožňuje zadat parametry souboru, na základě kterého pošta doručí peníze zaměstnancům prostřednictvím poukázek typu H. Rovněž umožňuje zadat poplatky účtované poštou za zpracování poštovních poukázek typu B (v případě, že se poště předávají místo souboru přímo poštovní poukázky) nebo H. Na základě těchto údajů se v případě zasílání peněz zaměstnancům prostřednictvím pošty automaticky generuje platební příkaz pro poštu.
• ISCP
  Umožňuje zadat parametry souboru pro ISCP.
• Statistický úřad
  Umožňuje zadat parametry souboru pro statistický úřad.

M1.6 Evidence adresátů srážek

Umožňuje zadat název, adresu a bankovní spojení organizací, ve prospěch nichž se provádějí srážky se mzdy zaměstnanců. Rovněž zde lze evidovat organizace pro refundace (OVS, Odbory, apod.).

M1.7 Definice číselníků

Umožňuje definovat všechny ostatní číselníky používané při zpracování personální a mzdové agendy podniku.

Tato množina funkcí umožňuje přidávat nové zaměstnance, aktualizovat informace o stávajících resp. odstranit informace o zaměstnanci , přičemž pro každého zaměstnance lze:

• Evidovat osobní a mzdové údaje zaměstnance
• Evidovat informace o rodinných příslušnících zaměstnance
• Specifikovat stálé příjmy a srážky které jsou zaměstnanci účtovány při každém výpočtu mzdy

M2.1 Osobní údaje

Tato funkce umožňuje evidovat osobní údaje zaměstnance (např. osobní číslo, jméno, příjmení, rodné číslo, adresu, datum vzniku prac. poměru, datum ukončení prac. poměru, datum vynětí z evidence, důvod vynětí z evidence, vzdělání, KZAM, …).

M2.2 Mzdové údaje

Tato funkce umožňuje evidovat údaje potřebné pro výpočet mzdy (např. základní tarif, nadtarifní složka, typ pracovní doby, dovolená, průměry pro náhrady a NP, …). Na základě těchto údajů a docházky zaměstnance v aktuálním měsíci zpracování jsou při výpočtu mezd automaticky generovány některé mzdové složky (např. hodinová mzda, plat THP, daně, sociální pojištění, zdravotní pojištění, dovolená, …)

M2.3 Rodinní příslušníci

Tato funkce umožňuje evidovat rodinné příslušníky zaměstnance a zároveň zadat do mzdových údajů na ně se vztahující částky odpočitatelné ze základu daně.

M2.4 Stálé příjmy

Tato funkce umožňuje udržovat seznam stálých příjmů zaměstnance, které nevyplývají přímo z mzdových údajů zaměstnance (např. jazykové příplatky, čištění oděvů,…). Tyto příjmy jsou zaměstnanci pravidelně zúčtovány při výpočtu mezd v každém měsíci.

M2.5 Stálé srážky

Tato funkce umožňuje udržovat seznam stálých srážek zaměstnance, které nevyplývají přímo z mzdových údajů zaměstnance (např. exekuce, odbory,…). U některých srážek (např. exekuce) lze stanovit celkový dluh, který má zaměstnanec zaplatit. V takovém případě je tato srážka ze seznamu automaticky odstraněna v okamžiku závěrky měsíce zpracování, v kterém došlo k uhrazení celého dluhu.

Tato množina funkcí umožňuje vkládat do zpracování mezd jednorázové (měsíční) vstupy, které se nepřenášejí do období následujícím po aktuálním období zpracování. Jedná se o evidenci docházky, soupis nemocenských dávek, refundace, jednorázové příjmy a srážky.

M3.1 Docházka

Tato funkce umožňuje vytvořit evidenci odpracované doby zaměstnanců v aktuálním měsíci zpracování, přičemž pro každého zaměstnance lze sledovat odpracovanou dobu, přesčasy a různé typy absencí (dovolená, nemoc, ošetřování členů rodiny, školení, neplacené volno, neomluvená absence, …). Na základě údajů uvedených v tomto soupisu a v mzdových údajích zaměstnance se při zpracování mezd automaticky generují některé mzdové složky (např. hodinová mzda, plat THP, dovolená, …). Docházku lze vytvořit buď pro každého zaměstnance zvlášť, nebo lze provést na základě kalendáře pracovní doby automatické vygenerování plné docházky (docházka bez absencí a přesčasů) a následně ji aktualizovat. Další možností je generování docházky na základě údajů z externích docházkových systémů.

M3.2 Jednorázové příjmy

Tato funkce umožňuje vytvořit pro každého zaměstnance seznam jednorázových příjmů v aktuálním měsíci zpracování. Prostřednictvím této funkce lze řešit i případné přeplatky z minulých období.

M3.3 Jednorázové srážky

Tato funkce umožňuje vytvořit pro každého zaměstnance seznam jednorázových srážek v aktuálním měsíci zpracování. Prostřednictvím této funkce lze řešit i případné vrácení neoprávněně sražených částek z minulých období.

M3.4 Nemocenské dávky

Tato funkce umožňuje vytvořit pro každého zaměstnance seznam dokladů nemocenských dávek v aktuálním měsíci zpracování.

M3.5 Refundace

Tato funkce umožňuje vytvořit pro každého zaměstnance seznam refundací v aktuálním měsíci zpracování.

Tato množina funkcí umožňuje výpočet mezd v aktuálním měsíci zpracování. Výstupem z této funkce je vypočítaná mzda. V rámci aktuálního měsíce zpracování jsou všechny výstupy pouze dočasné, tj. uživatel má možnost kontroly výpočtu a zároveň možnost celý výpočet opakovat. Stálými se všechny výstupy stávají až v okamžiku provedení závěrky aktuálního měsíce zpracování. Výpočet lze provést jak pro všechny zaměstnance, tak pro libovolnou vybranou skupinu zaměstnanců.

M4.1 Výpočet hrubé mzdy

Při výpočtu hrubé mzdy se postupně provádějí následující operace:

• Zpracování docházky. Pro zaměstnance, kteří mají mzdu odvozenou od odpracované doby se automaticky vygeneruje základní mzda a nadtarifní složka mzdy (pokud ji má zaměstnanec specifikovanou v mzdových údajích).
• Zpracování náhrad (dovolená, školení, …).
• Zpracování příplatků (přesčas, odpolední, noční, svátek, …).
• Zpracování ostatních příjmů.
• Zpracování refundací.
• Zpracování nemocenských dávek.

M4.2 Výpočet čisté mzdy

Při výpočtu čisté mzdy se postupně provádějí následující operace:

• Výpočet zdravotního pojištění.
• Výpočet sociálního pojištění.
• Výpočet zálohy na daň.
• Zpracování exekucí.
• Zpracování ostatních srážek vyrovnávajících dluh zaměstnance (půjčky FKSP,…).
• Zpracování záloh.
• Zpracování ostatních srážek.

Před výpočtem čisté mzdy je nutné nejdříve spočítat hrubou mzdu.

Tato funkce provede ukončení zpracování mezd v aktuálním měsíci. To znamená, že po provedení závěrky již nelze pro právě uzavřený měsíc aktualizovat vstupy do zpracování mezd, ani provádět výpočet hrubé a čisté mzdy. Při závěrce se provádějí následující operace:

• Změna období zpracování.
• Úprava mzdových údajů zaměstnance (zrušení jednorázové zálohy, dovolená, kumulace omluvené a neomluvené absence, základy pro výpočet průměrů pro náhrady a NP, odpracované hodiny, odpracované dny).
• Úprava splacené částky u stálých srážek vyrovnávajících dluh zaměstnance. V případě, že je uhrazený již celý dluh, odstranění srážky ze seznamu stálých srážek.
• Při přechodu do nového čtvrtletí přepočet průměrů pro náhrady a NP.
• Při přechodu do nového roku úprava nároku dovolené, přesun zůstatků dovolené, nulování ročních kumulací.

Tato množina funkcí umožňuje na základě vstupů do personalistiky a mezd a vypočítané mzdy vytvářet všechny potřebné výstupy.

M6.1 Tisk sestav

Tato funkce umožňuje tisk všech potřebných sestav z mezd. Sestavy lze rozdělit do těchto základních skupin :

• Měsíční sestavy, které se týkají údajů některého již zpracovaného měsíce. (např. přehled hrubé mzdy, výplatní lístky, dávky NP, výkaz nemocnosti, výkaz sociálního pojištění, výkaz zdravotního pojištění, soupis exekucí, výkaz záloh, papírové platební příkazy, apod.)
• Roční sestavy, které se týkají údajů všech zpracovaných měsíců daného roku (např. roční mzdový list, evidenční list DZ, výkaz sražených záloh na daň, potvrzení příjmů a srážek pro sociální úřad, apod.)
• Sestavy pro PAM (např. mzdové náklady, sledování přesčasových hodin, přehled výdělků, stavy pracovníků, apod.)
• Sestavy pro personalisty (např. různé seznamy pracovníků, odchody na důchod, apod.)

M6.2 Tvorba přehledů

Tato funkce umožňuje vyhledávat různé údaje z mzdové agendy na základě uživatelem definovaných podmínek.

M6.3 Platební příkazy

Tato funkce umožňuje vytvořit platební příkazy z mezd a přenést je do účetnictví k jednotnému zpracování pomocí funkcí řešících zpracovávání platebních příkazů.

M6.4 Účetní doklady

Tato funkce umožňuje vytvořit standardní účetní doklad, kterým se účetně řeší zpracování mezd v aktuálním období a přenést ho do účetnictví, kde bude dále zpracován pomocí funkcí zajišťujících účtování dokladů.

M6.5 Soubory pro externí organizace

Tato funkce umožňuje generovat soubory, které se zasílají ke zpracování externím organizacím. Jedná se o tyto soubory:

• Soubor pro ISCP.
• Soubor pro statistický úřad.
• Soubor pro poštu umožňující zasílat zaměstnancům peníze prostřednictvím pošty.
• Soubor pro VZP

M6.6 Roční zúčtování daně

Tato funkce umožňuje na základě vypočítaných mezd z minulého roku zpracování vytvořit podklady pro roční zúčtování daně. Rovněž umožňuje na základě těchto podkladů vygenerovat pro zaměstnance, kteří o to požádají, jednorázovou srážku v aktuálním období zpracování řešící přeplatek resp. nedoplatek roční daně.